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导论

 

本文向读者提供了一些筹备项目申请书的建议，以帮助读者们更有效地为自己的项目申请资金。文中所介绍的内容包括：项目申请书未能申请到款项的原因、项目申请书和预算的格式，这些都仅作为写作指南供读者参考。本文所援引的写作经验和例子都来自于与艾滋病患者或艾滋病相关的项目的申请书。

 

我们应该把项目申请书看成是一块"敲门砖"。这是接近潜在资助人并引起他们关注的重要手段。但是，其他的方式也是可以把门敲开的，比如打电话和个人社交关系在申请资金的过程中也非常重要。在可能的情况下，除了书面的项目申请书之外，申请人也应该运用这样一些其他手段与资助人取得联系。

 

然而，无论是打电话还是运用个人社交关系与资助人取得了联系，准备一份书面的项目申请书还是非常必要的。以下，本文为大家提供了一个写作参考。请根据你所在的组织的特定需求和实际情况灵活加以应用。

 

祝你成功！

 

 

十项最重要的建议

 

1.      尽早开始准备

·           写作一份高质量的项目申请书所需要的时间是很长的：需要花时间去收集背景信息和相关数据，包括相关文献、支撑材料等（如各国的相关报告）。

·           通过电话、信件或邮件等方式从潜在资助人处获取相关信息：

                        i.              资助条件

                      ii.              资助的项目类型

                    iii.              现有资助款

                    iv.              申请表格和项目申请书格式

                      v.              截止日期

                    vi.              其他相关信息

·           可以先写一份项目申请书草稿（基本思路阐释），请同事们或者资助机构帮你确认一下，你所申请的项目是否与所设立的资助项目对口。

·           第一稿完成后，请同事、朋友和同行提意见。开一个"头脑风暴会"收集反馈意见，然后进行相应的修改。

·           注意相关截止日期。如果预计在截止日期之前不能完成，应（在截止日期之前）尽早与资助机构取得联系申请延长时间。

 

2.      使用资助人熟悉的语言

·           使用资助人所使用的字词。比如：

                        i.              （资助人问）项目如何处理两性平等方面的相关问题？

                      ii.              （申请书回答）项目将通过以下这些措施处理两性平等方面的相关问题......

·           避免资助人不使用的术语。对于科技方面的新词、术语，除非是通用语言中没有替代词的，尽量不要使用这些生僻字词。可以向相关的资助机构咨询该领域所运用的词汇，比如澳大利亚国际发展局所提供的《艾滋病与发展指南》（见澳大利亚国际发展局官方网站）。

·           缩写----文中如果需要用到缩写请在该缩写第一次出现时标注全称。比如APN+（亚太地区艾滋病患者协会）。

·           术语表----如有需要，请在项目申请书中定义所使用的全部术语。

 

3.      表意明确

·           简单优于复杂----不要用复杂的词汇或者过长的句子。

·           简短的是美丽的----不一定写得越多就越好！

·           检查拼写和语法----使用Word所提供的拼写和语法功能对文档进行检查，但是不要对软件过于依赖。有些错误是Word检查不出来的。请同事们研读你的项目申请书并检查拼写和语法不失为一个好办法。

 

4.      格式

·           按从头到尾的顺序讲故事----申请书的每一章都应该建立在前一章的基础上。

·           导论----导论是整个项目申请书最重要的部分，是能否提起读者兴趣的关键。

要做到意思明确、有说服力、充满信心

·           整个项目申请书用小标题显示逻辑层次

·           避免长篇大段，而是分成小段落

·           多用图表论证，比如用流程图来展示项目报告的流向

·           用深色、清晰的字体----无需花哨！

 

5.      两性问题和外部环境问题

·           两性问题和外部环境问题是所有项目申请书不能回避、必须阐释的问题。

·           两性问题----可以从以下几方面入手：

                        i.              把目标群体划分为男性受众和女性受众

                      ii.              女性在此项目中的角色

                    iii.              如何使得女性成为项目的受益者和决策者

                    iv.              女性有哪些特殊需要

                      v.              员工招聘政策如何确保项目招聘过程中的男女平等

                    vi.              向女性授权和鼓励她们参与方面的策略

·           外部环境问题----可以从以下几方面入手：

                        i.              项目对外部环境的影响，包括物理环境、社会环境和文化环境。比如推广避孕套的使用，会改变男女在他们所处文化环境中协商性生活安全的方式

                      ii.              消除项目对外部环境的负面影响的策略，比如针头销毁问题

 

6.      可持续发展问题

·           项目结束后会发生什么事情

·           项目结束后，是否有人会继续支付后续项目的费用，谁来支付？比如，谁会继续资助临终关怀医院？

·           项目中期和长期收益的界定，比如：

                        i.              受过培训的工作人员/教育界的同行，将继续用他们所学的知识和技能更好地在他们原有的工作岗位服务

                      ii.              过程收益----比如成立的社区委员会，以及村官们受到了项目管理方面的培训提高

·           不要过于注重兴建房屋和购买车辆这些又贵又难以维持的物件。多关注可持续的收益。

 

7.      项目监控和评估

·           如何评估项目进程？

·           如何向出资人展示项目目标的实现进度，比如目标完成进度的季报。举例来说：

                        i.              目标----确保每个月至少有30位医疗工作者首次参加我们的艾滋病知识讲座。

                      ii.              报告----六月共有35位医疗工作者首次参加我们的艾滋病知识讲座。

 

8.      目标管理的S.M.A.R.T原则

S代表具体(Specific)；

M代表可度量(Measurable)；

A代表可实现(Attainable)；

R代表现实性(Realistic)；

T代表有时限(Time bound)

·           运用S.M.A.R.T原则订立的目标：

                      i.              在2001年12月之前确保向纳什省艾滋病关怀中心80%的艾滋病患者提供干净的被褥。

 

9.      参与人群

·           向出资人表明项目设计中如何运用"参与式的设计手段"，比如举行社区讲座（鼓励社区领导的参与、撰写项目申请书并与他们共享），综合大家的意见，举行会议与关键部门、机构讨论项目运作。

 

10.  其他资助者

·           写明项目的其他资助者（所提供的资助可以包括资金、时间、人员、器材）

·           写明你计划的其他辅助性筹款活动和方式，比如抽奖活动、最终产品的销售（比如手册）等，并注明预期能筹集的金额数目。

 

项目申请被拒绝的常见原因

 

1.        我资助的到底是什么项目？

项目申请书被拒绝的第一个常见原因是未能清楚地解释出资人资助的到底是什么项目----比如对于一个旨在关怀艾滋病患者的项目，出资人希望了解他们所资助的项目能在多大程度上改善艾滋病患者的健康状况。如果健康的收益很难明确衡量（比如成功地预防了多少例感染），至少可以用另一个间接性指标向出资人汇报项目成果（比如发放了多少避孕套），从而改善健康状况的目标在多大程度上得以实现。

 

2.        这个项目是否是既有项目的机械复制？

项目申请书被拒绝的第二个常见原因是未能清晰地解释该项目与外部的现有其他项目的关系。所有的出资人都会担心他们资助的项目是既有项目的机械复制。所以你必须解释你的项目如何既符合全国艾滋病防治战略，又有新颖之处可与现有其他项目相辅相成。

 

3.        项目的受益人是谁？

项目申请书被拒绝的第三个常见原因是未能清晰地界定项目的受益人。界定受益人时不仅要明确主要目标人群（比如艾滋病携带者），还要具体到他们的社会属性（比如妇女、儿童、少数民族、残障人士）。

 

4.        你的项目是否能满足社会某方面的 需求？

项目申请书被拒绝的第四个常见原因是未能清晰地解释项目目标的实现如何满足某种需求----首先当然要通过各种论证（比如引用各种数据和报告等）证明这是一种实实在在的需求。

 

5.        项目的具体目标是否与总体目标一致？

项目申请书被拒绝的第五个常见原因是未能有效地将项目中的初级目标与全局目标结合起来考虑，比如向艾滋病患者提供毯子如何改善他们的生活质量？

 

6.        项目的时间安排是否可行？

项目申请书被拒绝的第六个常见原因是资助人认为在指定的时间内项目实现的可能性不大。所以，需要说服资助人：项目的计划具有可行性，所承诺的目标会实现，项目执行方会使用有效的量化手段考核绩效

 

7.        项目的实施是否有当地社区的参与？

项目申请书被拒绝的第七个常见原因是未能周全考虑两性平等和外部环境因素，以及如何鼓励当地社区的参与，比如如何组织当地社区居民和领袖的参与。

 

8.        项目的影响力是否具有可持续性？

项目申请书被拒绝的第八个常见原因是未能有效地解决影响力的可持续性问题----项目在短期、中期和长期的影响力分别有哪些？在项目结束以后，有哪些成果是可持续的？

 

9.        项目的经济效益？

项目申请书被拒绝的第九个常见原因是未能向资助人证明项目的经济效益----成本收益分析。

 

潜在资助人

            公共资助人

           

很多国家政府通过他们的国际援助与发展机构来资助其他国家的慈善项目，这些项目涉及方方面面，规模不一。总的来说，这种形式的资助都是通过当地的非政府组织落实接收，比如地方性的艾滋病患者协会。

 

申请这些资金的方式根据各国政府的规定而有所不同。在申请之前，应该多了解各国政府所辖的援助与发展机构的要求，判断你所在的组织是否符合申请条件以及具体的申请方式。以下是非政府组织申请此类资金的两种常用方法。

 

1. 很多国家政府通常通过他们在海外的大使馆、领事或领事馆发放一些小额资助款。在这些海外国家的非政府组织可以直接向使领馆申请小额资助。这些资助大多数都是一次性的或者只适用于初步研究。

 

2. 向提供国际援助与发展资金的国外政府申请资金的另一个途径是与该国的非政府组织合作。如果需要申请大额资助，这样的合作关系必须是长期的。你的组织必须有一整套财务和行政管理方面的政策、流程，以及项目实施过程的历史档案管理。

 

有些国家在国际发展方面有专门的部门管理，并将这方面的非政府组织都发展成为其会员。比如，澳大利亚海外资助委员会（ACFOA），就是代表了澳大利亚的非政府组织，专事处理国际发展与援助的核心非政府组织。联系类似的组织也可以帮助你了解该国中的各种非政府组织所从事的工作和涉及到领域，并找到合适的合作伙伴。

 

另外，与你所在国家的其他有海外合作关系的非政府组织多交流、多学习也是申请之前必须做的功课。

 

在此要向大家特别解释一下联合国国际发展局（UNAIDS）的工作性质。它更多地是作为一个支持者和协调者，而非资助者。但是有时候也会资助一些实验性的游说项目。

 

拥有大型发展与援助机构的国家包括：

美国----美国国际发展局（USAID）

澳大利亚----澳大利亚国际发展局（AusAID）

英国----国际发展部（DFID）

加拿大----加拿大国际发展局（CIDA）

日本----日本国际合作局（JICA）

注意：JICA在很多亚太地区国家都有办事处，这些办事处使用不同的网站。

德国----德国国际技术合作部（GTZ）

荷兰----国际合作总局（DGIS）

 

慈善基金会和非营利发展机构

 

一些国际基金会也向某些方面的项目提供资助。福特基金会和洛克菲勒基金会就属于这方面的慈善基金会。

 

世界宣明会（World Vision）和CARE都属于非营利发展机构。他们大多有自己开展的项目，而不资助别人的项目。另外，还有一些"营利性"的发展机构。

 

需要注意到是，慈善基金会通常对申请条件和资助种类有严格的规定。对于他们所关注的社会问题和地域也有所侧重。

 

慈善基金会提供的资助款少则1000美元左右，多的可大到40万美元。这些资助款项多数通过特定机构分配，而非直接分发到受助人个人手上（比如他参加某个会议的费用报销）。

 

以下是一些获得资助款项的例子：

 

李维斯公司和李维斯基金会(www.levistrauss.com)

（以下信息来源：levistrauss.com/responsibility/foundation/grants/apd99.htm，引用日期：2001年7月）

·         关怀艾滋基金会，香港柴湾，50000美元：拓展艾滋病患者间的同伴互助服务项目，以及为他们提供饮食、咨询和其他服务项目（李维斯基金会亚太地区艾滋病相关基金）

·         菲律宾艾滋病社区，菲律宾马尼拉，35000美元：赞助一个为泛亚洲地区医疗护理人员、社区艾滋病公益组织成员、公益项目发起人和立法者提供的预防艾滋与减害方面的讲座培训（李维斯基金会亚太地区艾滋病相关基金）

·         Une Fleur，日本东京，4622美元：为感染艾滋病的妇女提供就业服务，以帮助他们实现经济上的自立（李维斯基金会亚太地区艾滋病相关基金）

·         Pusat Pengembangan Sumberdaya Wanita (PPSW)，印度尼西亚雅加达，39983美元：为社区自办的帮助女性的发展项目和微型企业提供资助（李维斯基金会亚太地区经济帮扶相关基金）

 

洛克菲勒基金会（www.rockfound.org）

（以下信息来源：rockfound.org/display.asp?context-4&collection-12&Preview-O&ARCurrent-1，引用日期：2001年7月）

·           东非、中非与南非区域性国民社区健康秘书处，坦桑尼亚阿鲁沙，97556美元：资助东非、中非和南非各国卫生部长和财政部长出席的会议，议题主要是关于政府在艾滋病防控方面增加财政支持所面临的主要问题。（洛克菲勒基金会健康平等相关基金）

·           内罗毕大学，肯尼亚内罗毕，10917美元；出版防治艾滋病的小册子并派发给肯尼亚所有的中小学教师。（洛克菲勒基金会地区活动相关基金）

 

其他慈善基金会：

·           凯撒家族基金会（www.kff.org）

·           埃尔顿·约翰艾滋病基金会（www.ejaf.org）

·           福特基金会（www.fordfound.org）

·           亚洲基金会（www.asiafoundation.org）

·           索罗斯基金会开放社会研究所（www.soros.org）

 

关于向公共资助人和慈善基金会申请资助的其他注意事项：

通过网站、电子邮件或电话了解----

·           申请的具体要求有哪些，并严格遵照这些要求准备申请材料

·           他们的资助款是否根据所涉及的不同社会问题被划分入不同类别，如果是，在申请表上注明你的项目的类别

·           他们是否对某些问题、资助方式或者地区尤为关心

·           申请的截止日期

 

必须清楚地写明申请项目的具体内容、预算以及款项的用途。

 

私营资助人

 

以下是一些向私营部门（私营公司而非政府或慈善机构）募集资金的建议：

 

私营公司提供资助有两个可能动机。第一，他们内部有慈善条例。作为一个组织，他们乐于向有需要的人伸出援手。第二，他们在寻找改善公共关系或市场营销的机会。这样一来，他们可以得到更多在公众面前曝光的机会，从而提高营业额。在第二种情况下，这些公司通常都非常在意"我能从这个项目中得到什么？"这个问题。

 

所以你要想想他们如何从你的项目中受益。你应该找机会帮他们提高知名度，以对他们的贡献有所回报。

 

以下是你可以从这些公司中争取到的资助：

1)        现金

2)        你所需要的商品或服务

商品包括：

电脑、打印机、复印机、电话答录机、桌椅、电冰箱、空调、微波炉等办公用品

纸张、营养品、避孕套等消耗品

服务包括：

打印、旅行、办公（营业）场所

3)        你可以用来抽奖募集资金的物品或服务

这可以是任何可以用来抽奖的奖品，当然必须是大家想要的东西，比如电视机、手机、餐馆里的一顿晚饭或者在一个酒店度周末等。

 

对于你所需要的商品或服务，应该到那些制造或者进口这些商品的企业，或者零售商，或者服务的提供者那里去寻求。有些跨国公司在本地有捐赠商品的预算，有些没有。很多公司并没有这方面的明文规定，所以就靠你碰运气了。当然，可以向没有相关预算的区域经理建议，让他向他们的地区办事处申请资金。

 

对于本土企业而言，有些有内部的资助条例，有些没有。大多数情况下，资助与否取决于经理或者老板的个人决策。这时，一定要反复向他们强调"他们能从这个项目中得到什么"。

 

 

经验表明，以下这些组织一般对艾滋病方面的资助更有兴趣。当然，你应该联系你认为有可能提供资助的所有组织。

Ø  医药公司，特别是制造和销售艾滋病方面药物的公司，比如Glaxo Smith Kline（在有些国家仍叫Glaxo Wellcome）, Shire Biochem （GSK的一个子公司）, Hoffmann La Roche, Merck Forsst, Agouron - Pfizer, Abbott, Boehringer Ingelheim, Bristol-Myers Squibb）

Ø  避孕套制造商，比如Ansell

Ø  人身保险公司

Ø  化妆品公司，特别是护发品或护肤品制造商

Ø  一些航空公司也有可能提供免费或折扣机票赞助出席会议的人员

项目申请书的参考格式

 

综述	简明扼要地综述你的项目申请	为Princetown艾滋病患者最近组建的互助小组申请一年的活动资金，共计5000美元。
陈述社会问题	简要地介绍这个项目的必要性	Princetown大约有艾滋病患者1200人，目前尚无任何为他们服务的互助性机构。这些患者需要治疗方面的指导、生活起居方面的帮助、情感上的支持和法律等其他方面的咨询。
陈述总体目标和具体目标	创建项目的阶段性成果和最终成果	建立一个能为2000位艾滋病患者服务的互助性机构，向他们提供治疗、法律、就业方面的信息，提供一个交换信息和互相帮扶的平台，以及对生活上需要（清洁、购物、做饭、护理）帮助的患者提供相应服务。
描述具体活动	描述项目实施期间的具体活动，尽量使用量化指标	向2000位艾滋病患者发送电子月刊；到政府机构就艾滋病治疗等问题进行游说；每周举行互助会议，并尽可能减少歧视现象；为需要帮助的艾滋病患者提供生活上的帮助。
列出所需要的资源	列出为了完成项目所需要的人力、物力资源	办公（集会）场所：每周需要租用5小时；需要一台电脑和复印机用于制作和发送刊物；由志愿者组成的不少于10名兼职工作人员；在市区内游说、组织社会活动的交通费及零食和饮料费用；需要电话和答录机。还有可以为患者提供护理服务的志愿者。
预算	将所有项目相关预算费用按照人员、旅行、设备、消费品等分门别类如实报告	一年的详细预算，并分解到每个月。
监管手段和系统	描述项目运作和费用发生的监管措施及报告的报送周期，以及具体的负责人	所有费用都必须以发票为报销凭据。每月的预算根据年预算分为12等分，发生费用时如实记载在会计的月度报表上，并由专门成立的4人小组每月审核。只有预算内的费用才能报销；其他项目不得报销，除非经费尚充足，并且该项费用的发生获得了4人小组的特批。
介绍申请机构或组织的背景	申请机构、项目申请人和管理人的履历、资质和简要的其他相关信息，包括他们以前参与实施的类似项目。	这个组织成立于2000年11月，由20位志愿者创建。他们有的是学医的，有的是工商管理背景。所有志愿者都是艾滋病病毒携带者。
已获得的其他支持	列出已经获得的所有其他资源，及其种类和数量。	xyz 捐助了5000美元；我们正计划在社区内用捐赠物品举行抽奖活动，拟从此次活动中募集5000美元。

预算

 

在项目申请书中包含一个概括性的预算是非常有必要的。资助人有可能对预算的格式有所要求。以下是关于编列预算的一些建议：

 

1.      在预算中分门别类用小标题分隔。小标题可以是人工成本（比如员工薪酬、员工差旅费），项目支出（比如文具、会议支出、制造和发放产品），资产和设备（比如电脑、传真机），以及其他支出（比如监管和评估）

2.      说明费用的币种----当地币种或者资助人所在地的币种。

3.      说明费用的合理性和可信度。比如，为预算中1000美元以上的商品和服务提供多个（不超过3个）报价。

4.      注意：资助人可能会要求项目费用接受审计，因此所有费用的发生都必须符合日后跟踪审计的要求。也就是说会计要保留所有交易记录和收据的复印件。

5.      资助人可能会要求申请机构做到"财务透明"，即该机构必须为每一笔项目款的使用负责。

6.      绝大多数情况下，资助人会要求在项目启动之前与项目申请机构签署一项协议，确保项目款只能使用于双方同意的项目支出上。

7.      对于预算的任何改变都需要在款项支出之前书面向资助人申请。资助人同意之前不可将款项挪作他用。

8.      向资助人介绍项目的其他资助来源也是有必要的。这些资助既可以来自另外的资助人，也可以是项目申请机构的自有资金。当然，很多情况下，项目申请机构向资助人申请的是100%的项目资金。

9.      资助人做最后决定之前，要确保以下三点：

a)     他所提供的资金仅用于项目预算中的支出

b)     项目有很好的经济效益

c)     项目的财务管理透明
简单的预算范例

 

项目预算

 

	来自资助人的款项 （美元 $）	其他来源的款项（美元 $）	(a)表示后附报价
项目的人工成本
比如员工薪酬	6000	1000	a
比如员工差旅费	350
项目活动支出
比如会议费用支出	700
比如防治艾滋病物资的生产	2500		a
比如防治艾滋病物资的派送	400		a
资产与设备
比如电脑	1700		a
比如传真机	300
其他 *
比如项目监测		250
比如向社区提供咨询服务	100
项目总费用	$ 13 300
申请资助款总计	$ 11 950

 

* （插入小标题）

 

范例：一个成功的艾滋病相关项目申请书

                       

申请资助来编写一部在艾滋病患者中培养公开演讲能力的手册

APN+----亚太地区艾滋病患者协会（艾滋病患者的能力培养与拓展）

 

背景介绍

 

1994年，在亚洲地区艾滋病爆发、人们对艾滋病患者对社会的潜在贡献认识欠缺的大背景下，亚太地区艾滋病患者协会（APN+）应运而生。该机构希望通过努力，成为亚洲地区艾滋病患者强有力的声音。迄今为止，APN+已成为世界上最成熟的艾滋病患者的区域性协会，并在14个国家设有代表处。APN+的工作重点主要是：

·           在亚太地区为艾滋病患者争取权益

·           在决策部门为艾滋病患者争取平等的地位

·           在艾滋病患者之间充当沟通交流和信息传递的媒介

·           为艾滋病患者提供培训机会，以帮助他们应对艾滋病相关问题

·           帮助艾滋病患者更好地面对恐惧、无知、偏见和歧视。

·           为艾滋病患者争取更好的治疗、护理和帮助服务。

 

在亚太地区很多新兴的同伴互助机构中，不乏有一大批有激情有能力的工作人员，但是他们中的很多人有一个重大的不足之处，那就是缺乏艾滋病领域的专业工作技能。

 

1998年9月，APN+在其战略准备会上明确了为艾滋病患者提供技能培训的紧迫性，特别是公开演讲能力的培养。APN+明确地认定，为艾滋病患者提供技能培训是一个让他们增强自身能力的有效手段，有利于他们日后成为社区领袖，参与各个层次的政策制定和决策过程。该项目的总体目标是，持续性地为艾滋病患者提供演讲技能培训，以便他们日后更有效地参与所在地区有关艾滋病的社区活动。

 

为艾滋病患者提供培训的紧迫性也在1994年艾滋病峰会的巴黎宣言中得到体现。该宣言有42个国家签署，内容包括：

各国、各地区以及全球抗击艾滋病战役的胜利要求我们更有效地团结艾滋病患者的力量......我们必须增强艾滋病患者的工作能力，以及各个艾滋病患者协会的相互协调......只有最大限度地邀请他们加入到我们各国、各地区以及全球抗击艾滋病的活动中，才能最终赢得政界、法律界和整个社会环境的支持。

 

1997年11月联合国艾滋病规划署在泰国清迈召开了第八届国际艾滋病患者大会，在其中名为"艾滋病患者的更多参与"（GIPA）的开题会议上的建议之一便是培养和增强艾滋病患者的技能。

 

APN+需要坚定的支持，以为艾滋病患者提供资源。这不仅仅是象征性地为少数几位因为艾滋病争议而成为了风云人物的艾滋病患者提供培训，而是要为亚太地区每个国家的艾滋病患者群体培养可持续的力量。

 

APN+能力培养项目

公开演讲的培训手册

 

事实证明，艾滋病患者参与的活动是艾滋病教育和预防措施中最有效的。他们对于艾滋病有自己独特的视角，并对艾滋病的社会影响和文化影响有更切身的了解。他们是解决方案中不可或缺的一部分。看过艾滋病患者公开演讲的人都认为，口才好的艾滋病患者是最有说服力的教育者。他们为人们对艾滋病的理解提供了一张张真实的面孔，并挑战了社会对艾滋病患者的那种歧视和蔑视的传统认识。然而，不管在哪个国家，公开自己艾滋病人的身份都是令人恐惧的，并有可能造成对他们人权的侵害。

 

地区内很多艾滋病患者都表达了学习公开演讲和作报告技能的迫切性。针对这种广泛的学习需求，最合适最有效的第一步便是公开演讲培训手册的编写和发放。

 

该手册包含对亚洲地区众多公开承认自己身份的艾滋病患者的采访手记。具体内容包括为什么他们选择公开自己的身份，他们公开演讲时观众的反应，各种不同的歧视现象，公开身份所需要的支持，演讲时的几要几不要，组织演讲内容的建议，回答常见问题的指导以及评价手段。

 

该手册会被翻译成五种语言：中文、北印度语、印度尼西亚语、塔家路语和泰语。该手册将在1999年10月亚太地区第五届国际艾滋病大会上面世。

 

 

时间表

 

1999

4-7月                                                                                      调研与编写

8月                                                                                         排版设计

9月                                                                                         印刷

10月                                                                                       发放

 

 

 

 

预算                                                                                                                $

 

调研与编写                                                                                                    5,000

排版设计                                                                                                        2,000

印刷                                                                                                                10,000

宣传                                                                                                                1,000

邮资及项目管理                                                                                            2,000

                       

总计                                                                                                                $20,000

 

实用技能介绍

 

申请资助款是否成功很大程度上取决于你与潜在资助人打交道时的技巧。这个章节向读者提供了一些这方面实用的技巧，包括如何取得联系，打电话或面谈的技巧，以及其他一些帮助你提高这方面能力并增强信心的方法。

 

申请资助款过程中"人"的因素

 

提交申请书只是申请资助款的过程的一部分。在提交申请书之前，你可能已经有一次与潜在资助者通电话，甚至是拜访他们的机会。

 

毋庸置疑，如果能面谈，得到资助款或者豁免费用的机会将大幅度增加。当然，即使是只能通上电话，也能得到仅次于面谈的成功率。希望最小的做法是仅仅将项目申请书邮寄到资助人处，而不使用任何的其他联系手段。

 

与潜在资助人打交道的步骤

 

尽管有时候，申请人仅通过邮寄申请书就能成功地申请到款项，但是我们推荐你申请时按如下步骤操作：

1.        打电话到资助机构询问资助项目的负责人是哪位。

2.        然后要求转接到该项目负责人的分机，或者之后再专门打给他。在这次通话中，与项目负责人约定一个面谈的时间。

3.        拜访项目负责人并当面提出资助申请。用项目申请书作为资料，介绍你所需要的款额或资源及其用途。

 

面谈的成功率更高的原因在于：

Ø  有人愿意花时间见你就表明他对你的观点持开放的态度

Ø  如果实在要拒绝，当面拒绝比电话里拒绝要难很多

Ø  你有更多的时间介绍你的项目

Ø  通过电话申请款项或者费用豁免一般都不超过几分钟，但是面谈的时间能达到半个小时甚至更长----你有更多的时间介绍项目的背景和申请书中的内容。

Ø  面谈能减少理解上的差异

Ø  整个场面更加活跃、人性化，并且促进相互之间的理解和渲染互助精神

 

下面我们将逐一解释这些步骤：

 

第一步：打电话找对人

 

前台或者接线员一般可以为你指出正确的方向

 

要找的人是那些在资助项目上有权做决定的人。在不同的机构中，这些人的头衔可能有所不同。

 

如果是资助型组织，比如基金会或者政府部门，可能有某个部门中的某个职位是专门处理此类申请的。这时，你只需要找到专门负责你所申请的那类资助的人即可。

 

但是，私营企业里就会复杂一些。一些大公司会有专人或者专门部门负责处理资助申请，比如一些大银行或者航空公司。跨国企业通常会让各地区负责本地事务，也可能在总部集中受理，并不一定由各分支机构负责。但是这时，地区经理也会对结果有一定的影响力。

 

另一些私营公司会让市场部经理或者人力资源部甚至总经理负责资助款的分配。如果是市场部负责，与他们打交道时就一定要记得强调他们能从这里得到什么。比如他们的贡献能为公司带来正面的公关形象，为他们的品牌提高知名度，都会更容易博取他们的认可。在某种程度上，他们实际上是在进行一种"投资"，所以预期在从这项投资中获取"回报"。

 

第一步是找对通话的人。

 

1a. 第一步的具体行动之一

 

想好你如何对接线员作自我介绍以及要问他的问题。

 

在白板、黑板或大张的纸上写下一些关键词，尽量让在场的每个人都能看到。

 

比如：

 

"早上好。我叫Yamin。我在一个艾滋病方面的机构工作。我想与贵机构负责资助款的人员联系。请问我应该找谁呢？"

 

"你好。我叫Bertha。请问我如果想咨询关于向慈善组织捐款的事宜，应该与贵机构的哪位工作人员联系呢？"

 

"你好。我叫Pat Chong。我在一家名叫'Positive Lives'的非营利组织工作。我们希望为正在筹建的慈善项目申请一些资助。请问我应该与贵机构内哪位工作人员联系呢？"

 

自我介绍的方法很多，找对人的方法也很多。对于接线员，你提供的信息可多可少。用自己的语言组织一下，表达方法也可以因人而异。在不同国家或者不同社会，人们的表达方式肯定也不同，无所谓对错。关键在于自己和对方的说话方式，你用你自己觉得自然的方式就好。到头来，所谓"对"的话就是那些能帮助你申请到资助款的话！

 

1b. 第一步的具体行动之二

 

在开始行动之前先和同事排演一下。背对背地坐着说，这样你们互相看不到对方，因为打电话的时候很重要的一点便是你无法借助表情等肢体语言，而只能通过言语来判断对方的反应。

 

开始打电话。（说"叮铃铃"或者敲敲椅子来代替电话铃声）

 

关于排演：这当然与正式打电话有所不同。但是通过排演你能找到你认为最自然的词组和表达方式。通过排演你能得到锻炼，并增强信心。排演之后，可以和大家讨论一下你的表达，听听大家的意见。如果需要，可以再用另外的词组和表达方式进行多次排演。

 

 

第二步：预约面谈

 

整个过程中最难的部分通常是这个步骤----预约面谈。在第一次通话中，你只有几分钟来激发对方的兴趣并决定见你。尽管对你而言，最好的结果当然是直接在电话中表明态度就可以争取到对方的资助，而不仅仅只是预约下一次面谈时间，但是经验表明，还是用第一次联系的机会预约下一次的面谈成功率更高一些。因此，第一次打电话时，请集中精力争取这个见面的机会。

 

第一次通话的几分钟，你需要：

Ø  自我介绍

Ø  介绍你工作的机构

Ø  简明扼要地介绍你申请的项目和申请原因----尽量激发对方的兴趣，但是不要将所有细节和盘托出。留一些小悬念，这样他们会更迫切地希望与你面谈

Ø  给他们一个对你的项目感兴趣的原因

Ø  请他们抽出15分钟与你面谈

 

比如：

 

"我叫Yamin Yusuf。我来自一个名为'Positive Bodies'的组织，我们为艾滋病患者提供生活上的支持。我们不仅为他们提供护理服务，同时也在社区进行预防艾滋病的教育活动。我们目前正在筹划一个改善营养的活动。这是一个全新的理念。我们在活动经费上需要一些资金支持。我们认为，这个活动的理念可能与其他一些领域也息息相关，贵公司或许会有兴趣参与进来。我很希望当面地与您讨论活动的细节，毕竟面谈时沟通比较容易。您能不能抽出15-20分钟过来我们这边看看这个活动的具体情况？"

 

"你好。我叫Bertha Martinez。我来自一个由艾滋病患者组成的名为'Positive Lives'的非营利组织。我们目前有超过100名会员。您或许可以想象，这个数目还在以非常快的速度增长。现在，我们的发展达到了一个瓶颈----只有在我们的基础设施升级后我们才能为社区提供更好的护理和服务。我们需要一些办公设备和一台电脑。您所在的组织一直以来都在资助一些帮助社区长期可持续发展的项目。不知是否能占用您15分钟左右的时间向您介绍一下我们未来两年的经营计划，看看您是否有兴趣支持我们？"

 

如果你的潜在资助人是政府部门或者其他资助人（比如基金会），你可以多强调你的项目如何符合他们资助的章程。如果他们在网站或者其他出版物上提供了他们资助项目的章程，你应该提前详细了解。在项目申请书中强调你的项目是满足他们的甄选条件的。

 

如果潜在资助人是私营公司，你应该首先强调他们能够从资助你的项目中得到什么，甚至在第一次通话中就可以表露这个意思。"我们当然会用合适的方式宣传您的资助。"对于如何实现这种回报，你可以留在面谈中在详细讨论。

 

	与潜在资助者通话时要注意的问题：   口齿清晰 使用简单、明确的语言 避免含混不清、模棱两可的表达 调整你的声音----要让人一听就会感兴趣。你的声音是对方唯一能借以判断的线索 注意听对方说什么 专心听----不要在电话这头走神了 注意通话要达成的目的 为你的项目想好一个理性的、清楚的受助原因

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2a. 第二步的具体行动之一

 

用一块写字板或者一张纸贴在墙上，还像刚才那样，请同事们一起讨论你打电话的内容。这可以作为你打电话的"脚本"。你可以根据通话对方和他所在的组织的不同情况选择你要说的话，只要你自己认为是自然和得体的。

 

与小组讨论一下不同说法的优劣。当然，大家的想法不可能都一致，但是有些争论也不是什么坏事。

 

通话中的障碍

 

有时候对方可能会提出一些障碍因素或者异议。不要就此放弃。因为有时候这可能仅仅是误解所致，甚至是一种希望你提供更多信息的暗示。当然，有些人希望借此考验你的决心，或者尝尝自己有权力的滋味。但是你的申请太重要了，不能就这么快退缩和接受这个否定。

 

以下是一些可能遇到的障碍以及你可以用的应对方法：

 

今年的资助预算用完了。

"资助的下一个财政年度从什么时候开始？"

"我们还是过去您那儿一趟吧，给您介绍一下我们的情况，您也可以看看有没有可能把我们加入下一年度预算里面。"

 

我们不太可能资助你们这类项目。

"那你们都资助那些类型的项目呢？"----然后看你是否能证明你的项目实际上是符合他们的要求的。或者，看看你的项目是否能从其他方面满足他们的条件。

"请您给我15分钟，我或许能向您解释清我们的项目如何符合您的资助政策。"

 

所有资助申请都必须送交我们总部，由他们批准。

"您会对这些申请进行推荐吗？"

"我们最好将申请寄给谁呢？"

"请向我介绍一下申请过程的运作，行么？"

 

我们今年只资助儿童福利有关的项目。

"我们的主要关注点之一便是感染了艾滋病的儿童。所以儿童间接地从我们的项目中获益。我能不能占用您几分钟时间，到您办公室详细地向您介绍这个项目的运作？"（赶紧想你怎样解释这层关系！）

 

我们只有在能得到正面的宣传，并最终体现在销售业绩上时才会提供资助。

"我们先见面谈，看如何能帮助你们实现那些目标。"（赶紧想你能怎样实现那些目标！）

"社区对这方面给予了很大的关注，所以您的资助一定会获得肯定的。我想当面和您探讨一下如何取得双赢的最优方案。"

 

2b. 第二步的具体行动之二

 

排演争取面谈的通话。还是背靠背地坐着，或者使用一些屏幕之类的视觉阻隔。

 

在每次排演结束后，和小组一起讨论排演的效果以及你们的心得。

 

第三步：面谈、申请资助

 

面谈之前应该尽可能多地了解对方的背景信息。

	你需要事先掌握的信息   这个机构的主要业务职能 他们是否有网站或者资助方面的章程 他们的主要产品或商品 资助你对他们有什么好处 你申请到项目如何满足他们的需求或利益

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

面谈过程的准备

想好如何开始你们的谈话。一般来说，谈话一开始总会有些比较随意的交谈，也就是所谓的"客套话"。

带齐所有对你有帮助的资料和物品，包括介绍你所需资助的用途，或者增强你所在组织的可靠性的资料。

面谈开始

自我介绍时要信心十足、有亲和力、同时注意商务礼节。坚实的握手，清楚地说出自己的名字，看对方的眼睛，保持微笑。

一开始总会说些客套话。这可以促进相互了解，让客人慢慢落坐，并做好准备。讨论的话题通常都无关痛痒，比如美丽的院子、办公室的装潢或者办公楼的古色古香。如果实在不行，谈谈天气和交通也都是可以的。

当客套话说到一个小停顿时，便是你开始说正事的时候了。

"我今天想跟您讨论的是......"

"我想接着我们上个礼拜的话题，继续跟您讨论一下......"

在上次通话的基础上开始你们的谈话。你能得到面谈的机会就说明他们至少对你的提议是持开放态度的。

说话的时候保持足够的信心、口齿清晰并保持恰当的语速。

介绍情况时应依照项目申请书的结构顺序。实际上，你应该带着项目申请书的提纲。这可以帮助你在提出申请时思路清晰，并让对方了解你已经做了很多必要的准备工作。同时，也可以在他们准备继续推进这个项目时节省时间。

即使原来电话中你已经向他们介绍了项目的一些情况了，这次还是要再把整个情况完整地介绍一遍，因为他们可能记不住原来介绍的内容了，而你也需要反复强调你的主要卖点。

你必须明确地阐述你的需求及其原因，并且介绍项目的预期成果。同样重要的是他们也能从这个项目中得到一些东西，这点在与商业上的合作伙伴的谈话中尤其重要。

与第二步中介绍的相似的拒绝理由也许会出现。不要被这些障碍吓倒，他们都是整个过程中有可能发生的情况。

请对方确认资助的意向

这可能是最难的一步了，毕竟你的努力是否会有结果就要在这时水落石出了。对方对你的要求肯定是有心理准备的，所以当你问他的时候，他也不会惊讶。他们知道你会提出资助的要求，因为这才是你此行的目的。

当你做完演讲，请对方确认资助意向时可以说：

"您会资助这个项目么？"

"我们能得到您的资助么？"

"您会帮助我们么？"

当然，你可以选择你认为最合理的说法，甚至可以用假设他们会资助你的口吻来问：

"您认为我们什么时候可以把这个项目资助定下来？"

"您的商标可不可以发给我们？这样我们就可以在相应的宣传资料上登出。"

你也可以给他们选择：

"您是打算把资助款给我们送过去，还是我们过来取？"

"假设我们能合作下去，您是打算用支票还是银行汇票？"

你问完了以上问题后，就不要再说话了，而是等待他们给你一个答复。可能一会儿会有一阵尴尬的沉默，但你问了问题，他们应该给你一个答复。你想知道结果，所以不要转一个弯待会儿还得再问一遍！

如果他们同意资助，继续聊其他的资助细节，感谢他们，然后离开。

如果他们不同意，找出他们不同意的原因。最好的方式便是继续深入地问问题：

"有什么让您不放心的？"

"什么问题让您下不定决心？"

"您为什么不愿意资助我们？"

可能只是一些小问题，你可以很快就解决。也可能只是误会。等你发现了他们不同意的原因，便可以像第二步对待对方的反对态度那样解决。

3b. 第三步的具体行动之一

小组讨论时找出你可能面临的反对的理由。在黑板或者白纸上列出来。逐一讨论并找出你如何说服对方的说辞。会后把你的应对词打印出来在小组中传阅。

3b. 第三步的具体行动之二

问问周围的人他们 "逼着"要求别人答应某些事情的时候的感受。讨论一下可能的紧张或忧虑的情绪。互相鼓励和安慰是整个过程中非常必要的部分。请大家谈谈以前请别人答应事情时用过的方法，以及哪些比较有效。

3c. 第三步的具体行动之三

决定一下提出问题的方法，然后用排演整个面谈的过程。

结束语

无论你是否已经得到面谈的机会，排演将要发生的面谈过程是很有用的锻炼方法。排演可以帮助你找到你的说辞和表达方式中的漏洞，帮助你精益求精并增强信心。

请记住，你不可能得到你申请资助的所有款项，所以得不到也不要灰心。这说到底都是一场数字游戏----你申请得越多，申请到款项的几率就越高。但是由于时间和资源都是有限的，应该尽量争取最有可能给你资助的那些机构和人员。

祝你成功！

实用网站

www.napwa.org.au                 NAPWA: 澳大利亚国家艾滋病患者协会

www.gnp-plus.net                  GNP+: 全球艾滋病患者协会

                                                （包括亚太地区艾滋病患者协会的网页）

www.unaids.org                     联合国艾滋病署：联合国在艾滋病防治方面的联合项目

www.who.int                          WHO: 世界卫生组织

www.usaid.gov                       USAID: 美国国际发展局----包含艾滋病部

www.ausaid.gov.au                AusAID: 澳大利亚国际发展局

www.dfid.gov.uk                   DFID: 英国国际发展部

www.acdi-cida.gc.ca/home    CIDA: 加拿大国际发展局

www.fhi.org                           FHI: 国际家庭健康组织

www.afao.org.au                    AFAO: 澳大利亚艾滋病服务机构联盟

www.31stcentury.com/apcaso            APCASO: 亚太地区艾滋病服务机构委员会

www.ids.ac.uk/eldis/aid/nat_lorg.htm                        政府资助机构名录

感谢所有为编写此指南献出宝贵时间和精力的同仁们：

Robert Baldwin, Shellee Korn, John Rock 和 John Rule

（澳大利亚国家艾滋病患者协会）

Susan Paxton

（亚太地区艾滋病患者协会）

Alex Turner

（澳大利亚艾滋病服务机构联盟）

欢迎来电来函垂询并为这本指南提出宝贵意见！联系方式：

澳大利亚国家艾滋病患者协会

澳大利亚Darlinghurst 市876号信箱，邮编：NSW 1300

电话：61 2 9281 2511

传真：61 2 9212 5322

电邮：admin@napwa.org.au